Wie die CPS Group durch die Integration mit Microsoft Business Central Cash-Transparenz in Echtzeit und eine automatisierte Buchhaltung erreicht hat

Ein Gespräch mit
Ángel López
Finance Director bei CPS Group
Das Finanzteam von CPS verließ sich auf manuelle Downloads und Tabellenkalkulationen für das Cash-Management und die Buchhaltung, wobei Tausende von Buchungssätzen per Hand erfasst wurden. Sie strebten danach, diese Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren, um die Echtzeit-Transparenz zu verbessern, Fehler zu reduzieren und die betriebliche Effizienz zu steigern, indem sie eine Integration mit ihrem ERP-System Microsoft Business Central einführten.
Hauptsitz
Madrid
Branche
Engineering
Mitarbeiter
500-1001
ERP
Microsoft Business Central
Vor Embat
  • Fehlende Echtzeit-transparenz der täglichen Bargeldbestände
  • Abhängigkeit von manuellen Downloads der Kontoauszügen
  • Verwendung mehrerer Tabellenkalkulationen für die Liquiditätsprognose
  • Manuelle Buchhaltung mit Zehntausenden von Einträgen
Mit Embat
  • Cash-Transparenz in Echtzeit durch API-Konnektivität  
  • Automatisierte Buchhaltung und Bankabstimmung mit KI  
  • Zentralisierung der Finanzdaten und Cashflow-Prognosen  
  • Integration mit ERP (Microsoft Business Central) zur Automatisierung von Buchhaltungsprozessen  
  • Erhöhte Produktivität und Reduzierung manueller Aufgaben  
  • Schnelle und präzise Entscheidungsfindung

Der Kunde

Die CPS Group ist ein familiengeführtes spanisches Unternehmen und führend in den Bereichen Technologie, Ingenieurwesen und Innovation mit einer starken Präsenz in den Märkten für intelligenten Transport, Verteidigung, Sicherheit und Telekommunikation.

Die CPS Group, ein strategischer Zulieferer für die Bereiche Transport, Verteidigung, Sicherheit und Telekommunikation, hatte in einer Zeit des stetigen Wachstums Schwierigkeiten, einen Überblick über ihre tägliche Cash-Position in Echtzeit zu erhalten. Das Finanzteam war auf das manuelle Herunterladen der Kontoauszüge vom Vortag angewiesen und verwendete mehrere Tabellenkalkulationen, um eine Momentaufnahme des Cash-Position sowie kurzfristige Liquiditätsprognosen zu erhalten. Darüber hinaus umfasste die Buchhaltung für das Bankgeschäft Zehntausende von Buchungseinträgen, die manuell erfasst wurden.

Der CFO von CPS und sein Team waren sich bewusst, dass sie Prozesse automatisieren und digitalisieren müssen, um die Herausforderungen, die mit dem Wachstum kommen, zu bewältigen. Damit alle in einer sicheren, fehlerfreien Umgebung mit weniger Arbeitsaufwand arbeiten können, ging CPS eine Partnerschaft mit Embat ein, um API-Konnektivität mit allen Bankverbindungen in Spanien zu implementieren, Echtzeitzugriff auf ihre Banken zu erhalten und die Buchhaltung sowie Bankabstimmung durch Embats Verbindung zu ihrem ERP-System (Microsoft Business Central) zu automatisieren. Diese Initiative zielte darauf ab, die Treasury- und Buchhaltungsprozesse von CPS zu revolutionieren, indem sie eine verbesserte Liquiditätstransparenz und betriebliche Effizienz bereitstellte.

„In einer Zeit des Wachstums bestand die einzige Möglichkeit zu überleben darin, alle Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren, damit unsere Mitarbeiter in einer sichereren Umgebung arbeiten können, ohne Fehler oder übermäßige Arbeitsbelastung. Wenn man dazu noch KI einsetzt, ist das Ergebnis sehr vielversprechend und spannend. Unser Partner Embat begleitet uns auf diesem Weg, dessen Lösung für das Treasury und die Buchhaltung perfekt für unsere Organisation ist."

Die Herausforderung

CPS setzte sich klare Ziele, um die Herausforderungen im Treasury-Bereich anzugehen:

1. Verbesserung der Transparenz des Bankpools in Echtzeit

Ermöglichen einer fundierten Entscheidungsfindung durch Echtzeitüberwachung der Cash-Positionen.

2. Zentralisierung der Cash-Pognosen

Bereitstellung einer zentralisierten Lösung, die mit Banken und Microsoft Business Central verbunden ist, um die Sichtbarkeit der kurzfristigen Cashflows im Portfolio zu gewährleisten.

3. Optimierung der Bankabstimmungsprozesse

Automatisierung des Empfangs von Banktransaktionen und der Prozesse der Buchhaltung sowie der Bankabstimmung, um die Effizienz des täglichen Cash-Managements zu verbessern.

4.Verbesserung der Teamproduktivität und der Arbeitsplatzqualität

Nutzung der Digitalisierung zur Steigerung der Produktivität der Abteilung, indem Anstrengungen auf strategischere Aufgaben gelenkt werden. Gleichzeitig soll die Qualität am Arbeitsplatz verbessert werden, indem administrative Aufgaben reduziert und das Wohlbefinden der Mitarbeiter gefördert werden.

Die Lösung

Embat arbeitete Hand in Hand mit den Finanz- und Technologieteams von CPS, um eine API-Konnektivität mit all ihren Bankbeziehungen in Spanien zu schaffen. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf der Gewährleistung der Integrität der Treasury-Informationen zu jeder Zeit und der bidirektionalen Konnektivität mit Microsoft Business Central.

Zu den Schlüsselelementen der Lösung gehören:

Optimierte Konnektivität zwischen Embat und Microsoft Business Central

Embat und Business Central wurden so konfiguriert, dass sie im API-Format verbunden sind und in Echtzeit synchronisiert werden.

Zentralisierung der Daten und Optimierung der Entscheidungsfindung

Eine einheitliche Plattform, die es dem Finanzteam ermöglicht, die aktuelle und künftige Cash-Sichtbarkeit in Echtzeit zu überwachen, das Working Capital Management zu optimieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Automatisierte Bankabstimmung mit KI

Dank der Implementierung eines generativen KI-Modells für die Portfolioabrechnung konnte der Zeitaufwand für die Bankabstimmung erheblich reduziert werden. 90 % der Banktransaktionen werden nun automatisch abgeglichen.

Benutzererfahrung

Die Lösung von Embat wurde entwickelt, um die Benutzererfahrung zu optimieren und die Benutzerfreundlichkeit für das CPS-Team so effizient und einfach wie möglich zu gestalten, ohne dass monatelange Schulungen oder ein vorheriges Verständnis der Plattform erforderlich sind.

Kundenschulung

Die Philosophie von Embat besteht darin, während des gesamten Implementierungsprozesses Schulungen anzubieten und das CPS-Team selbst zu schulen, sobald der Treasury-Prozess definiert ist.

Die Auswirkungen

Die Partnerschaft zwischen CPS und Embat führte zu erheblichen Ergebnissen für das Unternehmen:

Echtzeit-Transparenz der Liquidität

CPS kann nun finanzielle Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Daten zu Liquiditätspositionen treffen.

Vereinfachte Treasury- und Buchhaltungsprozesse

Automatisierte eingehende Banktransaktionen und die Anbindung an Business Central haben die betriebliche Effizienz erheblich verbessert.

Individuelle und flexible Lösungen

Die implementierte Lösung ist auf die spezifischen Bedürfnisse von CPS zugeschnitten und verbessert die betriebliche Flexibilität, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

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