Zahlungsfreigabe, die Ihre Governance durchsetzt und Ihr Team nicht ausbremst
Definieren Sie präzise, wer welche Zahlungen genehmigt: Erstellen Sie gestaffelte Freigabeketten nach Betrag, Gesellschaft, Zahlungsart oder jeder Regel, die Ihre Governance erfordert. Genehmiger sehen den vollständigen Rechnungskontext direkt am Desktop oder Smartphone und zeichnen mit Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ab. Jede Entscheidung wird mit Zeitstempel, Benutzer und Gerät erfasst und schafft so einen lückenlosen Prüfpfad.
Unsere Lösung für interne Finanzoperationen
Genehmigungsregeln, die exakt Ihren Governance-Richtlinien entsprechen
Konfigurieren Sie die Genehmigungslogik nach Betragschwellen, Gesellschaft, Zahlungsart, Währung oder beliebiger Kombination. Gemeinsame Freigaben (Vier-Augen-Prinzip), gestaffelte Limits und gesellschaftsspezifische Regeln bilden Ihre internen Richtlinien direkt ab. Provisorische Workarounds entfallen.
Vollständiger Zahlungskontext vor jeder Unterschrift
Jede Genehmigungsanfrage zeigt die komplette Dokumentenkette: Lieferant, Betrag, Fälligkeitsdatum, Bankverbindung und Zahlungsmethode. Hat jemand die Begünstigtenangaben nach dem Export aus dem ERP geändert, sieht der Genehmiger einen Warnhinweis mit exakter Angabe, was sich geändert hat und wer die Änderung vorgenommen hat.
Eine Authentifizierung ersetzt sämtliche Bankportale, Hardware-Token und Signaturgeräte
Ohne zentralisierte Genehmigungen verlangt jede Bank ihr eigenes Authentifizierungsverfahren: TAN-Generatoren, Apps, SMS-Codes. Und jede Gesellschaft bei jeder Bank bedeutet eine separate Signatursitzung. Eine einzige Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) deckt alle Banken, alle Gesellschaften, alle Zahlungsarten ab.
Zeichnen Sie Zahlungen mobil in Sekunden ab
Anstehende Zahlungen erreichen jeden Genehmiger mit dem vollständigen Kontext. Vom Smartphone aus prüfen, genehmigen oder ablehnen, ohne ein Notebook aufklappen oder ins Büro zurückkehren zu müssen.
Einzelne Rechnungen ablehnen, ohne den gesamten Stapel zu blockieren
Lehnen Sie eine einzelne Rechnung aus einem Stapel ab, ohne die übrigen aufzuhalten. Genehmigte Zahlungen werden sofort ausgeführt; der abgelehnte Posten geht automatisch zur Korrektur zurück.
Jede Genehmigungsaktion erzeugt einen revisionssicheren Eintrag
Zeitstempel, Benutzeridentität, Gerät und Entscheidung: Jede Aktion in der Genehmigungskette wird dauerhaft protokolliert. Compliance-Teams und Wirtschaftsprüfer greifen auf einen einzigen Prüfpfad zu, anstatt den Genehmigungsverlauf aus E-Mail-Verläufen und Bankprotokollen rekonstruieren zu müssen.
Volle Governance-Kontrolle ohne manuellen Aufwand
Genehmigungszugang für jeden Verantwortlichen
Erweitern Sie die Zeichnungsrechte auf Budgetverantwortliche, Regionalleiter oder Abteilungsleiter, ohne IT einzubeziehen. Jeder Verantwortliche kann Zahlungen innerhalb der von Ihren Governance-Richtlinien definierten Limits prüfen und autorisieren.
Ausgaben- und Zahlungsgenehmigung in einem Workflow
Führen Sie sowohl die Ausgabengenehmigung als auch die Zahlungsautorisierung durch denselben Prozess. Ein einziger Workflow verwaltet die gesamte Kette vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsausführung und eliminiert den Systemwechsel dazwischen.
Genehmigen Sie von jedem Gerät aus
Prüfen Sie den vollständigen Rechnungskontext und zeichnen Sie Zahlungen vom Desktop oder Smartphone mit Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ab. Genehmiger bearbeiten offene Posten ohne Verzögerung, unabhängig vom Standort.
Einheitliche Governance-Richtlinien über alle Gesellschaften hinweg
Verwalten Sie die Genehmigungsrichtlinien aller Ihrer Gesellschaften von einer zentralen Konfiguration aus. Jede Gesellschaft folgt ihren eigenen Regeln, während die Finanzleitung Transparenz und Kontrolle über die gesamte Gruppe behält.
Der messbare Effekt strukturierter Freigabeprozesse
Genehmigungen in Minuten statt Tagen
Zahlungen, die früher per E-Mail zirkulierten, erreichen den richtigen Genehmiger sofort mit vollständigem Kontext. Signaturzyklen verkürzen sich, weil Genehmiger von jedem Gerät aus prüfen und abzeichnen können, nicht nur am Schreibtisch
Null unautorisierte Zahlungen
Jede Zahlung durchläuft die definierte Genehmigungskette, bevor sie ausgeführt wird. Die Plattform setzt Ihre Governance-Richtlinien konsistent über alle Gesellschaften und Zahlungsarten durch.
Doppelte Rechnungen vor der Genehmigung erkannt
Automatische Duplikaterkennung prüft jede Rechnung gegen den vollständigen Verlauf und markiert Treffer, bevor sie in die Genehmigungswarteschlange gelangen. Fehler, die üblicherweise erst beim Monatsabschluss auffallen, werden an der Quelle verhindert.
Lückenloser Prüfpfad pro Zahlung
Prüfer greifen auf einen einzigen Datensatz pro Zahlung zu, der jede Genehmigungsentscheidung, Ablehnung, Änderung und Unterschrift dokumentiert. Keine Rekonstruktion aus E-Mail-Archiven, Bankprotokollen oder Excel-Tabellen mehr erforderlich.
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Häufig gestellte Fragen
Ein Genehmigungsworkflow für Zahlungen definiert, wer jede Zahlung autorisieren muss, bevor sie die Bank erreicht: nach Betrag, Gesellschaft, Zahlungsart oder beliebiger Kombination, die Ihre Governance-Richtlinien erfordern. Ohne einen solchen Workflow verlassen sich Unternehmen auf E-Mail-Ketten, PDF-Ausdrucke oder mündliche Bestätigungen, die keinen revisionssicheren Nachweis hinterlassen. Der Workflow ist Ihr Durchsetzungsmechanismus: Er garantiert, dass jede Zahlung konsistent Ihren internen Richtlinien folgt, unabhängig davon, wer sie initiiert
Vier Elemente: konfigurierbare Regeln (kein Einheitsmodell), mobile Zeichnungsfähigkeit, individuelle Rechnungsablehnung innerhalb von Stapeln und ein lückenloser Prüfpfad pro Zahlung. Das erste stellt sicher, dass das System Ihrer Governance-Struktur entspricht. Das zweite verhindert Engpässe, wenn Zeichnungsberechtigte unterwegs sind. Das dritte garantiert, dass eine problematische Rechnung niemals den restlichen Zahlungslauf blockiert. Das vierte gibt Wirtschaftsprüfern einen einzigen Datensatz anstelle von rekonstruierten Entscheidungen aus E-Mail-Archiven.
Jede Gesellschaft sollte ihren eigenen Genehmigungsregeln folgen, während die Finanzleitung zentrale Transparenz behält. Eine gute Plattform ermöglicht unterschiedliche Richtlinien pro Gesellschaft: verschiedene Zeichner, verschiedene Schwellenwerte, verschiedene Eskalationspfade, verwaltet über eine zentrale Konsole. Die Alternative besteht darin, separate Genehmigungsprozesse pro Gesellschaft zu pflegen, was Inkonsistenzen erzeugt und eine Übersicht auf Gruppenebene nahezu unmöglich macht.
Delegationsregeln und Eskalationspfade sollten im Voraus konfiguriert werden. Wenn der primäre Genehmiger nicht erreichbar ist, leitet die Plattform die Zahlung an den festgelegten Vertreter weiter oder eskaliert nach einer definierten Frist. Entscheidend ist, dass dies innerhalb des Systems mit vollständigem Prüfpfad geschieht, nicht durch informelle Vereinbarungen, bei denen jemand anderes die Zugangsdaten des Genehmigers nutzt oder den Workflow umgeht.
Strukturierte Genehmigungsworkflows beschleunigen den Abschluss, weil jede Zahlung bereits mit einem vollständigen Autorisierungsnachweis versehen ist.
Wirtschaftsprüfer und Controller müssen nicht rekonstruieren, wer was aus E-Mail-Verläufen oder Bankprotokollen rekonstruieren, wer was genehmigt hat. Der Abstimmungszyklus profitiert ebenfalls: Genehmigte Zahlungen, die ausgeführt und abgewickelt werden, tragen eine saubere Spur von der Rechnung bis zum Buchungssatz, was den manuellen Abstimmungsaufwand am Periodenende reduziert.