Wie HOFF sein Cash-Management umbaute, um das Umsatzwachstum von 5 auf 65 Millionen Euro effizient zu steuern

Kunde

‍HOFF wurde als Startup gegründet und hat sich in nur wenigen Jahren zu einer globalen Marke im Schuhsegment etabliert. Das Geschäftsmodell vereint eigenes Design, digitale Vertriebskanäle, stationären Einzelhandel sowie eine internationale Präsenz in über 50 Ländern.

Zwischen 2019 und 2025 stieg der Umsatz von 5 auf 65 Millionen Euro. Gleichzeitig wuchs das Team von 20 auf über 300 Mitarbeitende. Dieses Wachstum war begleitet von einer signifikanten geografischen und operativen Expansion, die die Komplexität der Finanzprozesse maßgeblich erhöhte: eine größere Anzahl von Finanzinstituten, vielfältigere Währungsumgebungen, ein stark gestiegenes Transaktionsvolumen sowie eine zunehmend anspruchsvolle Omnichannel-Organisation.

Es war früh klar, dass manuelle Prozesse nicht in der gleichen Geschwindigkeit skalieren konnten wie das Geschäft. Daher suchte das  Finance-Team von HOFF nach einer Lösung, um Transparenz über den gesamten Cash-Bestand zu gewinnen und das Cash-Management zu automatisieren

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Herausforderung

Internationales Wachstum steuern, ohne die Finanzorganisation zu überlasten

‍Der Sprung von 5 auf 65 Millionen Euro Umsatz bedeutete eine massive Zunahme an Transaktionen, Bankverbindungen und Fremdwährungsgeschäften. Unsere ursprünglichen langsamen und ineffizienten Prozesse konnten mit dem internationalen Wachstum nicht Schritt halten.

Manuelle operative Aufgaben minimieren, um den Fokus auf strategische Finanzanalysen zu legen

‍Das Finance-Team wollte und musste manuelle, repetitive Tätigkeiten hinter sich lassen und den Fokus auf die strategische Optimierung des Cash-Managements sowie die fundierte Analyse von Finanzkennzahlen legen.

‍Zentrale und transparente Steuerung der Liquidität über alle Banken hinweg gewährleisten‍

Mit operativen Aktivitäten in diversen Märkten und zahlreichen Bankkonten in verschiedensten Ländern war eine aggregierte Echtzeit-Übersicht über die gesamte Liquiditätslage unverzichtbar. Die ursprüngliche Liquiditätsübersicht von HOFF war oft erst mit mehreren Tagen Verzug verfügbar und basierte auf manuellen Reports und aggregierten Excel-Dateien. 

Bankdaten zur Profitabilitätsanalyse gezielt aufbereiten

‍Eine systematische und automatische Zuordnung aller Bankbewegungen zu Filialen, Ländern und Vertriebskanälen war für HOFF entscheidend, um Finanz- und Wachstumskennzahlen präzise analysieren zu können. Es gab vor der Einführung von Embat keine Möglichkeit, Regeln zur automatisierten Verarbeitung von Transaktionen zu definieren oder die Liquiditätsplanung automatisiert  vorzunehmen. 

Komplexe, manuelle Bankabstimmungen mit verstreuten Datenquellen bewerkstelligen

Das Accounting-Team musste monatlich händisch die Bankabstimmung über diverse Bankkonten und über 12 Banken hinweg durchführen - alles ohne jegliche Automatisierung oder Aggregierung einer Kontenübersicht.

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Lösungen

‍92 % automatisierte Kategorisierung aller Transaktionen‍

Mit Embat werden die Banktransaktionen automatisch und vollständig nachvollziehbar anhand individuell definierter Regeln kategorisiert – präzise zugeordnet nach Geschäftseinheit, Filiale, Land, Vertriebskanal und Kostenstelle.

Zentrale Echtzeit-Transparenz über den gesamten Bankenpool‍

Da Embat nicht nur nahtlose Integration zu ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics bietet, sondern auch zu über 15.000 Banken, verfügt HOFF jederzeit über eine zentrale, aktuelle Übersicht  über die Cash-Position – über mehr als zehn Banken, verschiedene Währungen und Länder hinweg.

Kontextbasiertes Accounting und automatisierte Bankabstimmung‍

Alle Bankbewegungen werden systematisch und automatisch entsprechend der Unternehmensstruktur kategorisiert und verbucht: Jede Zahlung, Gebühr oder Transaktion wird präzise den jeweiligen Filialen, Ländern, Vertriebskanälen und Kostenstellen zugewiesen – was eine strukturierte und fundierte Analyse der Ausgaben und Einnahmen erleichtert. Gleichzeitig ermöglicht Embat HOFF einen signifikanten Teil der manuellen Ressourcen im Bereich der Bankabstimmung einzusparen - dank der automatisierten Bankabstimmung von über 90% aller Transaktionen über Embats Bankabstimmungs-Modul.

‍Skalierbares Finanzmanagement zur Unterstützung des internationalen Wachstums ‍

Durch die Automatisierung im Finanzbereich konnte HOFF das internationale Wachstum effizient begleiten - ohne die Komplexität zu steigern oder das Finance-Team signifikant vergrößern zu müssen. Heute ist das Finance-Team von HOFF in einer komfortablen Position und legt seinen Fokus auf granulare datenbasierte Analysen, strategische Entscheidungen rund ums Cash-Management und die kontinuierliche Steigerung der Prozesseffizienz.

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Auswirkungen

Die Zusammenarbeit mit Embat hat die Finanzorganisation gestärkt und dem Unternehmen ermöglicht, effizient und nachhaltig zu skalieren:

85–90 % weniger Zeitaufwand im operativen Treasury

‍Heute steuert eine einzige Finanzkraft das gesamte Cash-Management im Tagesgeschäft – mit vollständiger Transparenz und minimalem manuellem Aufwand.

Liquiditätssteuerung, direkt verknüpft mit dem operativen Geschäft

‍Dank der Integration mit Microsoft Dynamics behält HOFF jederzeit volle Transparenz über zukünftige Zahlungsströme (Eingänge sowie Ausgänge) und kann die zukünftige Liquidität antizipieren - selbst im aktuellen Setup mit komplexen unternehmerischen Strukturen mit mehreren Vertriebskanälen, diversen Banken und verschiedensten Währungen. 

Strategischer Fokus durch automatische Kategorisierung aller Transaktionen

‍Alle Bankbewegungen werden automatisch nach vordefinierten Regeln des Finance-Teams klassifiziert. Das schafft eine fundierte Basis für Analysen, Forecasts und datenbasierte Expansionsentscheidungen.

‍Höhere Motivation und klarer Fokus im  Finance-Team

‍Das Finance-Team konzentriert sich heute auf wertschöpfende Aufgaben, verkörpert eine moderne und wachstumsorientierte Ausrichtung im Finanzbereich und trägt proaktiv zum Unternehmenserfolg bei.