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Gestión de tesorería

Digitalización de la tesorería en el sector hotelero, ¿qué retos?

March 3, 2023

En mi anterior artículo definía los proyectos de gestión hotelera en función de los kilómetros (que era los años) en que se llevaba su gestión, pero como en toda gran prueba de atletismo, nos encontramos que la digitalización es vital para poder gestionar nuestros esfuerzos y nuestro tiempo, y lograr con ellos los mejores resultados.

La digitalización favorece una mejor medición de los datos 

Hace 20 años a lo más que llegábamos a tener para controlar nuestros tiempos en cada uno de los deportes era un buen reloj CASIO (en estos casos, mucho mejor opción que un ROLEX) que tenía, no te lo vayas a perder, un cronómetro digital que te medía las centésimas de segundos, ¡wow!

Pues si, compañeros, con la llegada de la tecnología a nuestras vidas, sobre todo desde que los teléfonos se volvieron inteligentes -y nosotros un poco menos-, la medición de datos para cualquier deportista amateur y profesional es algo más que imprescindible. No hay salida deportiva, sea corriendo en asfalto (volvemos a nuestras maratones de mi anterior artículo), en montaña, ciclismo, natación e incluso hasta surf (para medir el número de olas y la distancia de cada una de ellas), que no suponga tener un reloj inteligente en nuestra mano: medimos pulsaciones, nivel de potencia, distancia, ritmo, y casi lo de menos es el tiempo. Y además, lo compartimos con todo el mundo en RRSS, nos sigan o no; viva la discreción.

Todas esta gestión de datos es lo que también necesitamos registrar en el sector hotelero, para ir controlando nuestro ritmo de cobros, nuestra potencia de pagos y nuestra resistencia en el tiempo para recorrer todos los años que lleva la gestión de un hotel.

El reto: encontrar la herramienta que mejor se adapte a nuestro negocio

Pero aquí nos vemos siempre con un problema, y es el saber escoger que tipo de reloj inteligente o que aplicación es la más adecuada para nuestro deporte, para nuestra frecuencia de gestión del tiempo, y cual es la que nos da el valor que más nos interesa para llegar a la meta. 

¿Buscamos el dispositivo más caro del mercado, pensando que con esa premisa es el mejor?; ¿Buscamos el dispositivo que mejor mida nuestras variables, y nos ayude a dosificar nuestro esfuerzo

Mi opinión es que debemos buscar siempre la segunda opción.

 Creo que todos hemos comenzado diseñando nuestras propias hojas de cálculo, con columnas de datos por semanas o meses, donde poníamos los ingresos y los pagos que se habían generado, y nos lanzábamos  a hacer pronósticos, más o menos acertados, de cómo vendrían las semanas y meses siguientes. Algo muy parecido a este modelo que pueden ver a continuación, donde tenemos una realidad en el mes de diciembre, y hacemos la proyección para el mes de enero.

Y es que este sistema manual es perfectamente válido cuando nuestra función en la empresa se reduce a trabajar con pocos bancos (1 o 2 como máximo), y donde las previsiones de ingresos y cobros son más sencillas de controlar.

El tamaño de la empresa hotelera como criterio para elegir su herramienta de gestión de tesorería 

Realmente, la digitalización de la tesorería en hoteles no se basa tanto en los modelos de gestión hotelera (gestión, alquiler, propiedad), sino más bien en el tamaño de la empresa hotelera. Una empresa con un portfolio de hasta 8 hoteles puede seguir trabajando sobre un control en hojas de cálculo, y más si todo se concentra en uno o dos bancos.

Cuando estamos gestionando una cadena hotelera, donde el portfolio de gestión supera los 10 establecimientos, y además hablamos de controlar ingresos y pagos en más de 3 o 4 bancos, debemos buscar una integración con nuestro ERP (enterprise resource planning) de contabilidad y el PMS (property management system) del hotel, donde se tendrá que combinar la información de cobros (desde el PMS), con la información de pagos (desde el ERP de contabilidad). Esta herramienta de integración, que tendrá su propia vinculación con cada banco, nos dará la información como hecho pasado, pero también nos podrá analizar la tendencia y previsión de tesorería en el futuro, que es lo que nos va a permitir la mejor toma de decisiones en nuestro rol de director financiero.

Esta forma de gestionar es la base de la dirección financiera actual, donde el papel del director financiero ha cambiado hacia una visión totalmente estratégica y de planificación a futuro, dejando más de lado las funciones de control administrativo de la empresa.

Para este trabajo de visión estratégica ya no necesitamos un CASIO, necesitamos un GARMIN de última generación, que nos permita analizar la potencia de nuestro negocio, y que los datos obtenidos sean lo suficientemente fiables para prever la situación de la tesorería en el futuro.

Las cadenas hoteleras y los grupos de hoteles, que están inmersos en planes de expansión, necesitan contar con herramientas de gestión de tesorería que les permitan analizar las variaciones que tendrán cada vez que se ven con un nuevo proyecto en ciernes. No es nada extraño recibir ofertas para tomar nuevos establecimientos a mitad del año fiscal, y con ello una más que posible inversión en CapEx inicial, que suele asumir el nuevo gestor (aunque después se le descuente al propietario), para poder arrancar el nuevo proyecto cumpliendo los estándares de cada compañía. Esa inversión en CapEx va a suponer una salida de fondos de nuestra tesorería que no estaba prevista en el presupuesto de explotación, por lo que la distorsión que generan estos nuevos proyectos afecta directamente a la marcha diaria de la compañía.

Cada vez más se están viendo herramientas en el mercado que nos ayudan a gestionar la evolución de la tesorería, pero hay que tener muy claro cual es la herramienta que más se adapta a nuestro negocio, y con la que mejor estaremos para tomar decisiones.

No podemos dejarnos deslumbrar por aplicaciones muy potentes, y magníficas por supuesto, cuya inversión en desarrollo y puesta en marcha no nos de el retorno que necesitamos. Esta es la parte más difícil de la toma de decisión, porque a todos nos gusta llevar los mandos del mejor vehículo, pero si no podemos sacarle todo su rendimiento, estamos perdiendo dinero al invertir en una herramienta que supera nuestras necesidades.

Por otro lado, no podemos quedarnos cortos, porque ahí es donde también perdemos dinero -y más si cabe-, al integrar en nuestra empresa una aplicación que se quede corta en las mediciones de control que necesitamos.

Lo más inteligente será encontrar una empresa que se convierta en nuestro partner digital y que pueda desarrollar una aplicación adaptable y personalizable a nuestras necesidades, y donde podamos adquirir distintas funcionalidades que sean las que realmente necesitamos. El partner irá creciendo en su negocio, vendiendo la aplicación desarrollada para nosotros a otras empresas, mientras que nosotros iremos trabajando codo con codo con ellos, para ir puliendo y perfeccionando la aplicación con el paso del tiempo.

Francisco
Rodriguez Serrano
CFO @ R2 Hoteles & Creador de contenido @ Embat

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