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Gestión de tesorería

La conectividad con las APIs: clave para optimizar la tesorería

May 12, 2023

La gestión de la tesorería es un aspecto crítico de cualquier empresa, y requiere de una planificación y control eficiente de los flujos de efectivo y de los riesgos asociados. La actual era digital ha ayudado a mejorar este importante aspecto de cualquier empresa, y la automatización de los procesos financieros se ha convertido en una necesidad para lograr una gestión eficaz de la tesorería. 

En este sentido, las APIs ofrecen un gran potencial para mejorar la eficiencia, rapidez y la transparencia de los procesos financieros, especialmente en todo lo que tiene que ver con su liquidez y el manejo de efectivo. En este artículo, te explicaremos qué es una API, cómo funciona y cómo puede ayudar a mejorar la gestión de la tesorería en tu empresa.

Qué es una API y cómo funciona

Una API (acrónimo en inglés de Application Programming Interfaces o interfaz de programa de aplicaciones) es un conjunto de herramientas y protocolos que permiten la comunicación entre diferentes sistemas informáticos. 

Las APIs permiten que diferentes aplicaciones y sistemas se comuniquen entre sí y compartan datos de manera eficiente y segura, lo que hace que sea más fácil para los desarrolladores integrar diferentes funcionalidades en sus propias aplicaciones sin tener que construir todo desde cero. 

Esto significa que las APIs son esenciales para la interoperabilidad y la integración de aplicaciones, y son una parte fundamental del ecosistema de la tecnología moderna. Desde redes sociales hasta servicios bancarios en línea, las APIs están detrás de muchas de las aplicaciones y servicios que utilizamos de manera cotidiana.

A nivel empresarial, el uso más habitual de las APIs se produce entre un sistema interno, como un ERP o cualquier otro software, y un sistema externo, como el CRM de un proveedor para la gestión de sus clientes, la aplicación de gestión de compras de un cliente o el servidor intermedio de los bancos.

Las APIs pueden ser públicas o privadas y están diseñadas para realizar funciones específicas, como la transmisión de datos o la ejecución de tareas.

APIs en la gestión de tesorería: cuáles son sus características

Las APIs ofrecen una gran oportunidad para mejorar la gestión de la tesorería en las empresas, ya que pueden automatizar muchos de los procesos manuales asociados con la gestión de la tesorería, lo que puede mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos.

Desde el punto de vista de la tesorería, las APIs son un canal de comunicación entre el software de tesorería de la empresa y los sistemas bancarios y financieros con los que interactúa.  

Al conectarse a una API, el software de tesorería puede acceder a información relevante como los saldos de las cuentas bancarias, los movimientos de fondos y operaciones de cambio de divisas, entre otros. También puede enviar y recibir órdenes de pago y realizar transferencias, lo que permite una automatización más completa de los procesos financieros.

Para utilizar una API en la gestión de tesorería, es necesario que la empresa tenga acceso a un software de tesorería que sea compatible con la API del banco o entidad financiera con la que opera, o del sistema con el que va a conectar el ERP. Una vez establecida la conexión entre el software y la API, los datos pueden ser transferidos y procesados en tiempo real, ya sea bajo demanda o bien mediante un proceso automatizado, lo que permite una gestión más ágil y eficiente de la tesorería.

Cómo se pueden aplicar las APIs en la gestión de la tesorería

Hasta hace poco tiempo, la conectividad bancaria de la mayoría de empresas se realizaba mediante redes P2P (Peer to Peer o punto a punto) dedicadas, generalmente a través de canales SWIFT. El banco enviaba la información a la empresa (y viceversa) mediante ficheros estandarizados (como el AEB 43 o el MT940 para el extracto bancario o el cuaderno 34 para las transferencias SEPA).

Este tipo de infraestructura contaba con el problema de que, generalmente, la información fluía de forma periódica, pero nunca en tiempo real. Por ejemplo, los extractos se recibían al inicio de cada día con la información del día anterior, y la tesorería no tenía la información actualizada en el momento de su consulta. Y aunque los pagos y otras operaciones eran rápidas, no eran inmediatas.

El objetivo de las APIs es eliminar estos protocolos de conectividad bancaria, que a veces son difíciles de mantener, además de reducir los procesos nocturnos y diarios, algunos de los cuales pueden llevar mucho tiempo. Gracias a su potencial, los tesoreros pueden ahora acceder a la información bancaria bajo demanda y en tiempo real.

Pero las APIs no solo garantizan una conectividad bancaria integrada y completa. En ocasiones, las necesidades de los departamentos de tesorería también se centran en otros aspectos, como la facturación o incluso la contabilidad de la empresa. Las APIs también permiten la comunicación entre la tesorería y cada uno de estos módulos.

Ventajas de la integración de las APIs

Las APIs tienen una serie de beneficios y aplicaciones para las empresas, especialmente en todo lo que tiene que ver con la conectividad bancaria y la gestión de la tesorería. A continuación, repasamos algunas de las más importantes.

  • Integración de cuentas y registros de contabilidad para una mejor conciliación bancaria: Una forma en que se puede aplicar una API en la gestión de la tesorería es mediante la integración de cuentas y registros contables para una mejor conciliación bancaria, una vez recibido el extracto bancario. Esto significa que los registros contables y bancarios se pueden reconciliar de forma automática mediante procesos ad-hoc, lo que reduce la necesidad de realizar esta tarea manualmente.
  • Aumento de la eficacia en la cadena de pagos al reducir errores humanos: la integración de una API en la gestión de la tesorería también puede mejorar la eficacia en la cadena de pagos, al reducir los errores humanos. Esto se debe a que la automatización de los procesos financieros puede reducir la necesidad de intervención humana, lo que a su vez reduce el riesgo de errores y retrasos en los pagos. 
  • Visibilidad global e inmediata de las transacciones que realiza la compañía: La API permite una mayor visibilidad de las transacciones financieras realizadas por el negocio en tiempo real, a través de una única plataforma, aunque tenga abiertas varias cuentas bancarias o contratados varios servicios financieros. De esta forma, se tiene un control absoluto y se evita la pérdida de información relevante.
  • Mayor control de la posición financiera de la empresa: al tener la información disponible en tiempo real, el departamento de tesorería puede obtener un mayor control de la posición financiera de cualquier negocio, permitiendo la toma de decisiones más informadas, eficientes y, por supuesto, rápidas.
  • Detección inmediata del fraude: Las APIs también se utilizan para detectar transacciones sospechosas, anómalas o fraudulentas en tiempo real, lo que permite tomar medidas inmediatas que tienen como objetivo minimizar el impacto del fraude en la empresa.
  • Mejora del proceso de toma de decisiones con información precisa en tiempo real: como ya hemos comentado, los empleados pueden acceder a toda la información relacionada con la liquidez de la compañía en tiempo real, ya sea bajo demanda o con procesos específicos y automáticos dedicados a ello. Esto tiene múltiples ventajas, pero la más importante de todas es que la información disponible y conciliada es real en todo momento.
  • Automatización de tareas que de otro modo consumirían mucho tiempo: Las APIs, combinadas con otras herramientas digitales y tecnológicas (como la inteligencia artificial o el big data), permiten la automatización de tareas rutinarias, liberando a los responsables de la tesorería de tareas repetitivas y permitiéndoles concentrarse en tareas más importantes.
  • Informes personalizados para tener más datos con los que tomar decisiones: las APIs permiten la generación de informes personalizados, lo que ayuda a los responsables de la tesorería a tener una visión más clara de la posición financiera de la empresa y a tomar decisiones más informadas.
  • Permite al departamento de tesorería centrarse en tareas de valor añadido: todas estas ventajas, en conjunto, permiten a los responsables del departamento de tesorería centrarse en tareas de mayor valor añadido, como el análisis de los informes financieros y la toma de decisiones estratégicas. Al fin y al cabo, la tecnología debe ser un medio para hacerle la vida más fácil a las personas.

Cómo te ayuda Embat a optimizar tu tesorería

Embat es una solución de gestión de tesorería que ofrece un conjunto de APIs para integrar las transacciones bancarias y contables en tiempo real. Gracias a nuestros servicios, podrás programar tus procesos de conciliación bancaria, lo que significa que los registros contables y bancarios se pueden reconciliar automáticamente. Además, Embat ofrece informes personalizados para que puedas tomar decisiones basadas en datos precisos y en tiempo real.

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Tomas
Gil
CTO @ Embat
Tomás, con formación de ingeniero de telecomunicaciones, empezó en el mundo de la conectividad bancaria cuando ocupó el cargo de CTO en Fintonic Latam, antes de unirse a Embat.

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