En la era digital actual, la gestión de la tesorería se ha vuelto más compleja, pero, al mismo tiempo, también más eficiente. Las empresas ya no dependen únicamente del efectivo y los cheques para realizar sus transacciones financieras habituales. Ahora, existen múltiples opciones de pago y herramientas digitales dentro de este importante proceso empresarial.
Por esta razón, es importante saber cómo manejar correctamente el efectivo para evitar problemas financieros futuros, y por eso las empresas deben prestar una especial atención a su tesorería. En el siguiente artículo, analizaremos cómo manejar la gestión de la tesorería en la era digital y cuáles son las mejores prácticas a seguir.
Sin duda, el efectivo es el activo más importante de cualquier empresa. Permite financiar sus operaciones diarias, invertir en activos fijos, pagar a los proveedores, abonar los impuestos y mantener reservas de liquidez para emergencias e imprevistos. Por eso, la gestión de la tesorería es cada vez más importante, y por eso cada vez se buscan nuevas fórmulas para optimizar este importante proceso.
Tesorería y transformación digital es una apuesta ganadora, porque básicamente permite la modernización de los sistemas empresariales. Pero para que este proceso sea realmente efectivo, es importante que la gestión de la tesorería esté integrada con el resto de sistemas de la empresa, como los sistemas de gestión de activos, los sistemas de contabilidad o los sistemas de pagos, entre muchos otros.
El objetivo no es solo centralizar toda la operativa en un único lugar, sino también habilitar un canal de conectividad bancaria entre la empresa y el banco para que la comunicación diaria fluya de forma mucho más ágil. De esta manera, se consigue una tesorería en tiempo real, disponible desde cualquier lugar y dispositivo y adaptable a las necesidades de cada negocio.
Existen diferentes ventajas y beneficios del uso de las aplicaciones digitales en la gestión de la tesorería. Entre ellas destacan las siguientes.
Las tecnologías modernas, como la inteligencia artificial y la automatización de procesos robóticos (RPA), pueden ayudar a automatizar muchas de las tareas manuales y repetitivas que se realizan en la tesorería. De hecho, casi todas las actividades de este departamento son susceptibles de ser automatizadas a través de la tecnología y la digitalización.
Entre estas tareas se encuentra la conciliación bancaria, la realización de informes de flujos de efectivo o las transferencias de fondos a clientes y proveedores, entre muchas otras. Esto reduce los errores humanos, aumenta la eficiencia de los procesos y mejora el rendimiento de los procesos.
La transformación digital, cuando se aplica a una empresa, redunda en una importante reducción de costes. Esto se explica con el hecho de que permite reducir los errores humanos y, cuando hablamos de la gestión de nuestro dinero, puede dar lugar a pérdidas cuantiosas.
Además, la tesorería digital también permite la consolidación de cuentas bancarias, lo que reduce las comisiones y mejora la negociación de tarifas con los bancos. Por último, al tener una visibilidad en tiempo real de las cuentas en los bancos, las empresas pueden optimizar los saldos y los flujos de efectivo, lo que disminuye los costes de financiación y, en consecuencia, mejora la rentabilidad de la empresa.
Los sistemas digitales de tesorería proporcionan las herramientas adecuadas para la gestión de riesgos financieros. Esto ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas sobre la gestión de riesgos financieros y a reducir el riesgo de pérdida financiera, en tiempo real y sin ningún tipo de fricción.
Pero, además, la tesorería digital garantiza el cumplimiento normativo, como la verificación de la identidad del solicitante, la monitorización de transacciones y la generación de informes. Los sistemas digitales de tesorería pueden ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones financieras y a evitar sanciones y multas por incumplimiento, ya que se actualizan rápidamente en función de los requisitos legales de cada momento.
Los sistemas digitales permiten tener centralizada la gestión del cash flow en un único lugar, en tiempo real, y con la posibilidad de ser actualizada y revisada por cualquier persona, en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
Además, proporcionan herramientas útiles para la previsión de flujos de efectivo, lo que ayuda a las empresas a planificar sus necesidades de efectivo a corto y largo plazo. Los equipos de tesorería pueden usar estos sistemas para crear modelos de previsión de flujo de caja y simular diferentes escenarios financieros. Esto les permite identificar los riesgos potenciales y las oportunidades de financiación, lo que les ayuda a tomar decisiones más informadas sobre la gestión del efectivo.
Existen diversas herramientas para la gestión de la tesorería en la era digital. A continuación se mencionan algunas de las más habituales y populares
Se trata de un tipo de software pensado para llevar la gestión de la tesorería y puede estar o no integrado dentro de un ERP (acrónimo de Enterprise Resource Planning) con funciones más amplias. Puede incluir funciones como la gestión de riesgos, la previsión de flujos de efectivo y la conciliación bancaria.
El software de gestión de tesorería puede ser personalizado para adaptarse a las necesidades específicas de una empresa, y pueden ser utilizados para gestionar múltiples cuentas bancarias y monedas.
Los sistemas de pago electrónico permiten la recepción y el envío de pagos electrónicos, lo que puede ser especialmente útil para empresas que realizan transacciones online. Estos sistemas utilizan redes y protocolos de comunicación seguros para facilitar la transferencia de dinero y la realización de pagos en línea.
Este tipo de sistemas de pago ofrecen ventajas para las empresas, incluyendo una mayor comodidad y seguridad para los usuarios, la eliminación de la necesidad de efectivo y cheques, una mayor eficiencia en la realización de transacciones y, por supuesto, más seguridad en las transacciones. Además, pueden ser integrados en sistemas de contabilidad y finanzas para facilitar la gestión y el seguimiento de las transacciones financieras de una empresa.
La mayoría de los bancos ofrecen herramientas de banca online que permiten la gestión de cuentas y transacciones, lo que puede ser especialmente útil para la gestión de cuentas bancarias múltiples.
Asimismo, algunas empresas ofrecen protocolos de conectividad bancaria peer to peer (P2P) para crear un canal de comunicación directo entre la empresa y el banco. Estas herramientas permiten obtener información sobre las cuentas bancarias bajo demanda a través de los extractos bancarios, así como automatizar la gestión de los pagos (con transferencias, confirming, etc.) o la recepción de los cobros (con adeudos domiciliados, por ejemplo).
Las herramientas de previsión de flujos de efectivo permiten la previsión de flujos de efectivo futuros y la identificación de posibles problemas de liquidez. Algunas sus principales funcionalidades y características incluyen:
En realidad, sería maravilloso poder disponer de todas estas funcionalidades en una única aplicación, ¿verdad? Pues bien, estas soluciones integrales existen y ofrecen una tesorería automatizada, eficiente y segura para equipos financieros. Entre estas soluciones se encuentran las soluciones de gestión de tesorería que ofrece Embat.
Gracias a nuestra herramienta, podrás visualizar todas tus posiciones de caja y deuda en un único lugar, realizar proyecciones de liquidez a corto, medio y largo plazo, conectadas con tu ERP y a tus sistemas contables, automatizar tus procesos de contabilización y conciliación y conectarte con los bancos con los que trabajes.
En conclusión, la gestión de la tesorería es fundamental para el éxito financiero de cualquier empresa. En la era digital, se han creado herramientas y opciones de pago que facilitan la gestión de la tesorería, pero también se han creado nuevos riesgos que deben ser considerados. Es importante estar actualizado y conocer las mejores prácticas para manejar adecuadamente la tesorería en la era digital. Al seguir estos consejos, las empresas pueden garantizar una gestión financiera sólida y eficiente para su éxito a largo plazo.
