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Contabilidad integrada: superando barreras en plataformas de cobro y pago

March 27, 2024

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado y competitivo, la gestión eficiente de las finanzas se ha convertido, más que en un mero valor añadido, en un pilar fundamental para el crecimiento y la sostenibilidad de las empresas. 

En particular, para aquellas de mediano y gran tamaño, la capacidad de integrar diversas plataformas de cobro y pago en una única solución de gestión de tesorería representa un avance significativo, máxime si, al mismo tiempo, se puede integrar toda la parte contable en sus sistemas.

Pero, ¿cómo se pueden superar las barreras actuales en las plataformas de cobro y de pago? ¿Qué desafíos existen? A continuación, te explicamos cómo la tecnología ha cambiado el paradigma de tesorería actual, haciendo que la contabilidad integrada sea una realidad.

Desafíos actuales con las plataformas de cobros y pagos

En la actualidad, existe un número abrumador de plataformas de cobro y pago disponibles en el mercado: Paypal, Stripe, Square, AMEX, Alipay…. Cada una cuenta con su propio conjunto de características, interfaces y requisitos, por lo que su uso y, sobre todo, su integración con las plataformas contables de una empresa adquiere una complejidad importante. 

Esta fragmentación no solo complica la gestión de las finanzas corporativas, sino que también incrementa el riesgo de errores en la conciliación de cuentas y en la contabilización de todo lo que tiene que ver con la tesorería, lo que puede llevar a discrepancias significativas en los registros financieros.

Además, hay que entender que toda esta variedad de opciones de pago puede ser un arma de doble filo. Si bien es cierto que esta diversidad ofrece a los clientes la flexibilidad de elegir su método de pago preferido, también puede generar confusión y una experiencia de usuario inconsistente. Las empresas deben esforzarse por ofrecer una experiencia de pago fluida y coherente a través de todas las plataformas, lo cual es un desafío dada la variedad de interfaces y procedimientos de pago.

Por último, no hay que olvidar que la utilización de múltiples plataformas de cobros y pagos aumenta el riesgo y las brechas de seguridad. Cada plataforma puede tener sus propios estándares y prácticas de seguridad, lo que puede crear inconsistencias en el nivel de protección de los datos financieros y personales de los clientes. Además, asegurar el cumplimiento de las regulaciones financieras y de privacidad de datos a través de múltiples sistemas puede ser complicado y requerir una supervisión constante.

La necesidad de la integración

Ante los desafíos mencionados, surge la necesidad de soluciones innovadoras que puedan simplificar y optimizar la gestión de las operaciones financieras en las empresas, especialmente en todo lo que tiene que ver con la contabilidad de cobros y pagos. En este contexto, la tecnología juega un papel fundamental, al ofrecer sistemas de tesorería avanzados diseñados para abordar específicamente la complejidad y la fragmentación del panorama de pagos y cobros actuales.

Estas soluciones tecnológicas buscan proporcionar una respuesta integral a los problemas de integración, seguridad, cumplimiento y eficiencia operativa, marcando así el camino hacia una mayor armonización y automatización de los procesos financieros.

Algunas de las plataformas de tesorería más modernas y sofisticadas, como Embat, suponen un avance importante dentro de las finanzas integradas, y más concretamente, teniendo en cuenta las diferentes características de los medios de pago. Estas soluciones permiten, entre otras cosas, integrar y centralizar en una única plataforma todo un complejo entramado de sistemas y servicios de cobro y pago diferentes

Beneficios de la integración de las plataformas de cobros y pagos

No cabe duda que la integración de la contabilidad en un único software solo redunda en beneficios para la empresa. Algunas de estas ventajas son las siguientes:

Mejora de la eficiencia operativa 

La integración de sistemas de cobro y pago bajo una única plataforma de gestión de tesorería elimina la necesidad de operar y mantener múltiples sistemas de forma simultánea. 

Esto no solo reduce los costes operativos asociados con el mantenimiento de varios sistemas, sino que, además, también minimiza la formación requerida para el personal de la empresa. La eficiencia se ve incrementada al disminuir el tiempo dedicado a la entrada manual de datos, una tarea propensa a errores y que consume mucho tiempo. 

Al automatizar los procesos de cobro y pago, las empresas pueden procesar transacciones más rápidamente, lo que mejora el flujo de caja y la satisfacción del cliente.

Precisión y control mejorados

Un sistema de contabilidad integrado, donde todas las plataformas de cobro y pago estén unificadas, proporciona una única fuente de verdad para todas las transacciones financieras. Esto mejora la precisión al eliminar las discrepancias entre los datos provenientes de diferentes sistemas. 

Con una visión consolidada de las finanzas, los gerentes tienen un mejor control sobre los recursos de la empresa, lo que les permite tomar decisiones más informadas. De hecho, a simple vista, pueden obtener una visión consolidada del flujo de efectivo.

Además, la capacidad de monitorizar en tiempo real las transacciones y el flujo de caja facilita la detección temprana de problemas potenciales, permitiendo una intervención rápida para mitigar riesgos.

Automatización de la conciliación contable 

La conciliación de cuentas, un proceso que suele ser laborioso y propenso a errores, se vuelve mucho más sencilla con un sistema integrado donde todas las plataformas estén disponibles. Esto es especialmente relevante a la hora de realizar la conciliación bancaria, un proceso fundamental para detectar discrepancias y corregir errores.

Al automatizar la conciliación, las empresas pueden asegurar que todas las entradas se registren correctamente y de manera coherente a través de todas las plataformas. Esto no solo ahorra tiempo sino que también reduce significativamente el potencial de errores humanos, lo que a su vez minimiza el riesgo de fraude y mejora la integridad de los informes financieros.

Análisis e informe mejorado

Con todos los datos financieros centralizados, las empresas pueden generar informes más completos y precisos con una visión mucho más consolidada a nivel de grupo y de la totalidad de bancos. Esto incluye todo, desde informes de flujo de caja hasta análisis de rentabilidad y evaluaciones de desempeño financiero. 

La capacidad de acceder a informes detallados y en tiempo real permite a los líderes empresariales y a los equipos financieros realizar análisis más profundos y estratégicos, identificando tendencias, oportunidades de optimización de costos y áreas de mejora.

Cumplimiento y seguridad

Los cobros y los pagos exigen una seguridad adicional y mejorada con el objetivo de evitar brechas que pongan en riesgo sus sistemas, ya que suponen un aspecto crítico en cualquier empresa, con independencia de su tamaño. Además, hay que tener en cuenta que los sistemas deben estar continuamente adaptados a los cambios regulatorios que se pueden dar por país.

La integración de sistemas de contabilidad también juega un papel fundamental dentro del cumplimiento normativo. Con una plataforma unificada, asegurar la adherencia a las regulaciones locales e internacionales se vuelve más manejable, ya que la solución puede ser actualizada para reflejar cambios en la legislación. Además, la consolidación de sistemas de pago mejora la seguridad de los datos, al reducir los puntos de vulnerabilidad y facilitar la implementación de medidas de seguridad robustas.

Conclusiones

En definitiva, la contabilidad integrada no es solo una tendencia emergente en el mundo de las finanzas; es una solución esencial que promete revolucionar cómo las empresas gestionan sus operaciones de cobro y pago. 

Al superar las barreras tradicionales entre diferentes plataformas y sistemas, esta innovación permite una visión holística y en tiempo real de la salud financiera de una organización. 

Las empresas que adoptan la contabilidad integrada no solo optimizan sus procesos financieros, sino que también se colocan en una posición de ventaja competitiva, capaces de tomar decisiones más informadas y ágiles. 

En última instancia, la contabilidad integrada es el puente hacia una gestión financiera más eficiente, transparente y segura, marcando el camino para un futuro donde las barreras entre plataformas de cobro y pago sean cosa del pasado.

Toni
Berga
Co-founder @ Embat
Toni Berga, cofundador de Embat, cuenta con una trayectoria profesional de más de una década en J.P. Morgan, donde desempeñó el cargo de director ejecutivo en el área de banca de inversión y banca comercial para empresas familiares en España y el Reino Unido.

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