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Automatización de las operaciones de pago: beneficios y desafíos

July 28, 2023

La automatización de las operaciones de pago está transformando y revolucionando de manera integral el panorama financiero global. Este innovador concepto abarca el uso de tecnología avanzada para automatizar y optimizar el proceso de cobros y pagos

Pero, ¿qué implica exactamente la automatización de pagos y qué beneficios puede ofrecer a las empresas? En este artículo, abordaremos este problema y daremos las claves para conseguir una perfecta automatización en tus procesos financieros y empresariales.

Qué entendemos por automatización de pagos y qué cubre

La automatización de los pagos es un proceso mediante el cual se utiliza la tecnología para gestionar y procesar transacciones financieras de forma automática. Este proceso suele cubrir todas las etapas, desde la emisión de facturas hasta el cobro y el procesamiento de pagos.

En realidad, en este proceso se incluye tanto la automatización de los cobros a los clientes como la propia automatización de los pagos y salidas de efectivo

Automatización de cobros a clientes

La automatización de cobros a clientes se enfoca en el flujo completo de las entradas de efectivo, desde la generación automática de facturas, su envío, el seguimiento del pago y la confirmación del recibo del pago

Esta automatización puede ser especialmente beneficiosa para las empresas con un alto volumen de facturas, ya que puede reducir drásticamente el tiempo necesario para gestionar este proceso.

Automatización de pagos

Por su parte, la automatización de los pagos se refiere a la automatización de las salidas de efectivo de una empresa. Esto incluye las operaciones de pago realizadas no solo a proveedores por las compras de suministro, sino también las nóminas de los empleados, impuestos o pagos de préstamos a entidades financieras, entre otros. 

Este proceso asegura que todos los pagos se realicen de forma precisa y a tiempo, eliminando el riesgo de retrasos o errores humanos.

Beneficios de automatizar las operaciones de pago

La automatización de las operaciones de pago puede traer varios beneficios significativos para las empresas. A continuación, exploramos los más destacados:

Ahorro de costes

Es, posiblemente, la principal ventaja de la automatización de los pagos, y la razón por la que muchas empresas apuestan por integrar este proceso dentro de su actividad. La automatización reduce los costes operativos al minimizar la necesidad de intervención manual en el proceso de pagos. 

Esto se traduce en menos horas de trabajo dedicadas a la gestión de facturas y a pagar, lo que a su vez reduce los costes laborales. Al mismo tiempo, permite que las horas de estas personas se dediquen a tareas más productivas, lo que aumenta la eficiencia operativa global de la empresa.

Agilización del proceso

En un entorno manual como el que realizan muchas empresas, la gestión de cobros y pagos puede ser un proceso laborioso y propenso a retrasos. Esto se debe a que involucra una serie de pasos que, aunque necesarios, pueden ser lentos si se realizan de manera manual. Estos incluyen la generación y emisión de facturas, la confirmación del pago, la conciliación de cuentas en la contabilidad y la generación de informes.

Al automatizar este proceso, cada uno de estos pasos puede realizarse de manera más rápida y eficiente. Los sistemas de automatización de pagos pueden generar facturas, enviar recordatorios de pago, recibir y registrar pagos, y conciliar cuentas en una fracción del tiempo que tomaría hacerlo manualmente.

Ahorro de tiempo

La automatización también ahorra tiempo. Al eliminar la necesidad de procesos manuales tediosos y propensos a errores, como la entrada de datos y la conciliación, el personal puede dedicar más tiempo a tareas estratégicas.

Pero es que, además, la automatización también puede acelerar el ciclo de pagos al permitir pagar de forma instantánea y procesar transacciones en tiempo real. Esto es especialmente útil para aquellas compañías que manejan un gran volumen de transacciones o que operan en un entorno global donde los tiempos de transacción pueden ser un factor crítico.

Margen de error menor

En el mundo de las finanzas, los errores, por pequeños que sean, pueden tener consecuencias importantes y hasta cierto punto devastadoras. Las operaciones de pago manuales son propensas a errores debido a la cantidad de pasos que se requieren y a la posibilidad de intervención humana en cada uno de ellos. Por ejemplo, un error al ingresar un número de cuenta o una fecha de vencimiento puede resultar en pagos incorrectos, duplicados o atrasados.

En un sistema automatizado, una vez que los datos se ingresan y se configuran correctamente, se pueden realizar complejos cálculos, generar facturas, procesar pagos y reconciliar transacciones de manera precisa y consistente. Además, muchos sistemas también pueden realizar verificaciones automáticas de datos y alertar a los usuarios sobre posibles errores o inconsistencias, lo que permite corregir problemas antes de que se conviertan en errores costosos.

Mejor segmentación

La segmentación se refiere a la división de algo en diferentes partes o secciones. En el contexto de las operaciones de pago, la segmentación puede ser particularmente útil para organizar y rastrear los pagos de manera más efectiva. La automatización de los cobros y pagos permite una segmentación más detallada y precisa de las operaciones de pago. Por ejemplo, los pagos pueden ser clasificados por proveedor, por tipo de gasto (como salarios, impuestos, costos de suministros, etc.), por departamento dentro de la empresa, o incluso por proyectos específicos. Esta segmentación puede ser personalizada según las necesidades específicas de cada negocio.

Esta clasificación detallada tiene varios beneficios para las empresas. En primer lugar, facilita el seguimiento y control de los gastos. Si los pagos están segmentados de manera efectiva, es más fácil identificar a dónde va el dinero y por qué. Esto puede ayudar a los gerentes y contadores a identificar áreas de gasto excesivo y a tomar decisiones más informadas sobre cómo asignar los recursos.

Mejor información para el análisis

La recopilación y análisis de datos son partes fundamentales de cualquier estrategia de negocio exitosa. En el contexto de las operaciones de pago, la automatización puede proporcionar a las empresas una valiosa fuente de datos detallados y precisos que pueden ser utilizados para obtener una visión más profunda de su rendimiento financiero.

La automatización de pagos no solo realiza transacciones financieras, sino que también registra automáticamente detalles esenciales de cada operación, tales como la fecha, la cantidad, el receptor, la categoría del gasto, entre otros. Este registro digital es mucho más eficiente y preciso que los métodos de seguimiento manual y permite una recopilación de datos en tiempo real.

Riesgo de fraude menor

El fraude financiero es un problema persistente en el mundo empresarial que puede tener consecuencias graves para las empresas, entre las cuales se incluyen pérdidas financieras significativas y daño a la reputación. La automatización de las operaciones de pago puede desempeñar un papel crucial en la reducción del riesgo de fraude.

Las operaciones de pago manuales pueden ser vulnerables al fraude de varias maneras. Por ejemplo, los empleados pueden alterar cheques o facturas, o pueden crear proveedores ficticios. Además, si la información de pago no está adecuadamente protegida, puede ser susceptible al robo de identidad o a ataques de phishing.

Generalmente, estos sistemas automatizados de gestión de pagos incluyen una serie de salvaguardas y controles que pueden ayudar a prevenir el fraude. Estos pueden incluir la autenticación de dos factores, encriptación de datos, límites de gasto predefinidos, aprobaciones automáticas y seguimiento de transacciones en tiempo real. A esto también contribuye el uso de la inteligencia artificial, que ha abierto nuevas posibilidades para prevenir y detectar el fraude antes de que se produzca.

Cómo implementarlo

Implementar la automatización de pagos requiere un análisis cuidadoso de las necesidades y capacidades de su empresa. Algunos pasos esenciales incluyen:

  • Evaluar las necesidades de la empresa: Antes de elegir una solución, es fundamental entender cómo su empresa maneja las transacciones y qué problemas debe solucionar.
  • Elegir una solución adecuada: Hay muchas soluciones de automatización de pagos disponibles, cada una con sus propias características y capacidades. Es importante elegir una que se adapte a las necesidades de su empresa.
  • Capacitar al personal: La implementación de cualquier nuevo sistema requiere una formación adecuada para garantizar que todos los usuarios comprendan cómo utilizarlo de manera efectiva.
  • Monitorear y ajustar el sistema: Una vez implementado, es esencial monitorear el sistema para asegurarse de que esté funcionando correctamente y hacer ajustes según sea necesario.

Qué herramientas utilizar para implementarlo

Existen diversas herramientas que se pueden utilizar para la automatización de pagos. Algunas de las más populares incluyen:

  1. Sistemas de gestión de facturas: estos sistemas automatizan el proceso de facturación, desde la creación y envío de facturas hasta la recepción y registro de pagos. Algunos de estos sistemas también incluyen algunas funciones que facilitan el seguimiento de los pagos y recordatorios automáticos de pago. 
  2. Soluciones de pago electrónico: Estas soluciones permiten a las empresas enviar y recibir pagos de manera electrónica, lo que puede ser más rápido y más seguro que los métodos de pago tradicionales. Las soluciones de pago electrónico pueden variar desde simples aplicaciones de transferencia de dinero hasta sistemas de pago empresarial completos que pueden integrarse con otros sistemas de software. Ejemplos de este tipo de soluciones incluyen PayPal, Stripe o Square.
  3. Software de contabilidad: Estas aplicaciones pueden automatizar diversas tareas de contabilidad, incluyendo la gestión de pagos, y su integración con otras ramas del negocio. Entre ellos se encuentran los ERPs, que permiten gestionar la mayoría de procesos empresariales desde un único lugar.
  4. Software de gestión de tesorería: Este tipo de software se utiliza para administrar, controlar y analizar todas las actividades financieras de una organización, especialmente las que tienen que ver con el activo circulante. Proporciona una visión consolidada de todos los movimientos de efectivo y permite a los usuarios gestionar de manera eficiente las operaciones de pago, la conciliación bancaria, el pronóstico de efectivo, la gestión de riesgos y mucho más. Entre ellos se encuentra el software de Embat, con el que tu organización podrá controlar su tesorería de forma centralizada y totalmente eficiente.

Conclusiones

La automatización de las operaciones de pago puede ser una poderosa herramienta para mejorar la eficiencia y la precisión de las transacciones financieras de cualquier empresa, sea cual sea su tamaño y su sector de actividad. 

Sin embargo, también presenta desafíos, como la necesidad de formación y la implementación de nuevas tecnologías. Pero a pesar de estos desafíos, los beneficios de la automatización de pagos suelen superar con creces los costos, lo que la convierte en una inversión valiosa para cualquier empresa.

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