Cómo Cooltra Automatizó Más de 50.000 Asientos Contables para Impulsar el Crecimiento y la Escalabilidad del Negocio

Una conversación con:
Francesc Madurell Piñol
CFO en Cooltra
Cooltra enfrentaba desafíos financieros debido a su rápida expansión en 9 países, 30 ciudades y la gestión de 18 sociedades. La gestión de tesorería manual, incluyendo el seguimiento de saldos bancarios, conciliaciones y cash pooling, presentaba ineficiencias que consumían tiempo y recursos. Para abordar estos desafíos, Cooltra se asoció con Embat con el objetivo de automatizar la contabilidad y conciliaciones bancarias, consolidar posiciones de caja y deuda, optimizar el cash pooling y centralizar los pagos.
Sede
Barcelona
Sector
Movilidad y Transporte
Empleados
500-1000
ERP
Antes de Embat
  • Gestión manual de la conciliación bancaria, propensa a errores
  • Tareas manuales de categorización de transacciones consumían mucho tiempo
  • Dificultad para consolidar posiciones de caja y deuda de manera eficiente
  • Movimientos manuales constantes entre cuentas para gestionar el cash pooling
  • Pagos descentralizados y riesgo de duplicados y errores
  • Falta de una visión en tiempo real de la liquidez y posiciones de tesorería
  • Proceso administrativo exhaustivo, impidiendo un enfoque en actividades estratégicas
  • Riesgo operacional elevado debido a la manipulación manual de datos
Con Embat
  • Conciliaciones bancarias automatizadas, eliminando errores manuales
  • Automatización de la categorización de transacciones, liberando tiempo para el equipo
  • Consolidación automática de posiciones de caja y deuda, facilitando una gestión eficiente
  • Cash pooling automatizado, reduciendo movimientos manuales entre cuentas
  • Visión global y en tiempo real de la liquidez y posiciones de tesorería
  • Pagos centralizados y automatizados, garantizando precisión y puntualidad
  • Reducción de la carga administrativa, permitiendo un enfoque en decisiones estratégicas
  • Disminución del riesgo operacional gracias a la automatización de procesos financieros
  • Mayor motivación y productividad del equipo financiero con un enfoque en actividades de alto valor añadido

El cliente

Cooltra es la compañía líder en Europa en soluciones de movilidad sostenible sobre dos ruedas, con la mayor flota de motos y bicicletas eléctricas del continente, sumando 28.000 vehículos, de los cuales el 85% son eléctricos. Su misión es mejorar la calidad de vida a través de una movilidad eficiente y respetuosa con el medio ambiente. En los últimos años, Cooltra ha crecido significativamente en los mercados B2B y B2C, expandiéndose a 9 países y 30 ciudades europeas, siempre con un enfoque en el desarrollo sostenible.

Este crecimiento llevó a Cooltra a operar mediante una estructura societaria compuesta por 18 empresas, lo que presentó importantes retos para su equipo financiero, especialmente en la gestión de tesorería. El CFO, Francesc Madurell, y su equipo identificaron ineficiencias en procesos clave como la agregación de saldos bancarios, las conciliaciones y el control de pagos.

También enfrentaban desafíos en el cash pooling, que implica la consolidación de saldos de las diferentes empresas del grupo en una única plataforma para optimizar la liquidez. Además, la contabilidad de la operativa bancaria incluía decenas de miles de asientos que se registraban manualmente, consumiendo mucho tiempo y recursos. Estas tareas manuales impedían obtener una visión precisa de la posición de caja y afectaban la gestión de la deuda y la planificación de inversiones.

Para abordar estos problemas, Cooltra se asoció con Embat con la finalidad de proporcionar una visión consolidada de la posición de caja y deuda, automatizar la contabilidad y las conciliaciones bancarias, optimizar el sistema de cash pooling y centralizar los procesos de pago. Estas acciones tienen como objetivo mejorar la eficiencia operativa, ofrecer datos financieros precisos y actualizados, y permitir que el equipo financiero se centre en tareas de mayor valor añadido, alineando así la gestión financiera con el ritmo de crecimiento de la empresa.

"Con Embat, las conciliaciones se pueden automatizar mediante reglas e inteligencia artificial. Gracias a esto, hemos logrado automatizar más de 50.000 transacciones. Ahora, el equipo puede centrarse en actividades que realmente añaden valor, permitiéndonos crecer al mismo ritmo que la empresa y manejar la complejidad de las nuevas operaciones".

El reto

Para Francesc y su equipo es esencial facilitar y añadir valor a la organización, asegurando que cada proveedor interno los perciba como un aliado estratégico. Además, están muy comprometidos con la rentabilidad, lo que implica mejorar constantemente los procesos financieros y acompañar de cerca el crecimiento de la empresa de manera sostenible.

En este contexto, el equipo financiero de Cooltra estableció una serie de retos para Embat:

1. Alinear el crecimiento financiero con la expansión empresarial

Adaptar las capacidades del equipo financiero al rápido crecimiento en nuevos mercados y mantener el ritmo de expansión.

2. Consolidar la posición de caja y deuda

Obtener una visión clara y consolidada de las posiciones de caja y deuda del grupo para mejorar la gestión financiera.

3. Automatizar la contabilización y las conciliaciones bancarias

Eliminar el trabajo manual requerido para descargar extractos bancarios de múltiples entidades, cargarlos en el ERP y realizar las conciliaciones, lo cual implicaba registrar miles de asientos contables de manera manual.

4. Reducir la carga administrativa del sistema cash pooling

Gestionar eficazmente la consolidación de saldos bancarios de las diferentes empresas del grupo para maximizar la liquidez.

5. Motivar y empoderar al equipo financiero

Dotar al equipo con las herramientas, recursos y tecnología necesarios para maximizar su potencial y centrarse en actividades estratégicas que aporten valor.

La solución

Conciliaciones automatizadas con reglas + IA

El módulo de Contabilidad y Conciliación Bancaria Automática de Embat ha permitido a Cooltra automatizar más de 50.000 asientos contables mediante reglas automatizadas e inteligencia artificial, eliminando tareas manuales como la descarga de extractos bancarios y la categorización de transacciones.

Posición de caja y deuda centralizada

Las posiciones de caja y deuda se consolidan de manera automatizada, ofreciendo una visión global y en tiempo real de la liquidez de la empresa. Esta centralización de datos facilita el control de los flujos de caja y las posiciones de tesorería, proporcionando métricas e indicadores fiables para tomar decisiones informadas y estratégicas.

Optimización del sistema de cash pooling

La consolidación automática de los saldos bancarios de las diversas sociedades de la empresa en una plataforma centralizada de cash pooling no solo optimiza la gestión de la liquidez, sino que también elimina la necesidad de movimientos manuales entre cuentas, mejorando así significativamente la eficiencia operativa.

Pagos centralizados y automatizados

La centralización y automatización de pagos eliminan la necesidad de conciliaciones manuales. Los pagos se aprueban y ejecutan de manera precisa y oportuna, reduciendo riesgos de duplicados y errores manuales.

Solución escalable y mejora continua

Embat ofrece una solución de gestión de tesorería escalable que se adapta a las necesidades en evolución del equipo financiero de Cooltra. Al incorporar su feedback en nuestro proceso de mejora continua, realizamos actualizaciones frecuentes que incrementan constantemente su eficiencia y desempeño.

El impacto

Conciliación bancaria precisa y optimizada

La automatización de más de 50.000 asientos contables ha mejorado significativamente la precisión contable de Cooltra, liberando tiempo para que el equipo financiero se enfoque en tareas estratégicas.

Crecimiento y escalabilidad del negocio

La visión en tiempo real de la liquidez y la optimización del cash pooling han facilitado la expansión de Cooltra, permitiendo un crecimiento más ágil y eficiente.

Reducción del riesgo operacional

La eliminación de conciliaciones manuales y la centralización de pagos han disminuido significativamente los riesgos de errores y duplicaciones, aumentando la fiabilidad de las operaciones financieras.

Motivación y empoderamiento del equipo

La implementación de procesos de automatización y las actualizaciones continuas de Embat han empoderado al equipo financiero de Cooltra. Al reducir las tareas manuales y repetitivas, el equipo puede enfocarse en actividades de alto valor, lo que ha mejorado significativamente su motivación y productividad, contribuyendo al éxito sostenido de la empresa.

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