En el mundo de la empresa, es habitual utilizar los términos CIF y NIF, pero, ¿sabes qué significa cada uno de ellos?Si no sabes en qué consiste cada uno, puedes caer en el error de hablar de CIF o NIF de forma indistinta o confusa.

En este artículo vamos a explicarte qué es el CIF y el NIF en España y cuáles son sus diferencias.Toma nota, que comenzamos:

¿Qué es el CIF?

El CIF es un término formado por las siglas de Código de Identificación Fiscal, y hace referencia a  una serie de dígitos con las que las entidades se identifican frente a las administraciones públicas.

Es decir, el CIF sirve para localizar a una persona jurídica, que puede ser una empresa u otro tipo de entidades, a la hora de hacer las gestiones administrativas o fiscales correspondientes.

❌ Pues bien, aunque a nivel práctico se sigue hablando del CIF, lo cierto es que este código ya no existe, ya que dejó de utilizarse en 2008 a raíz del Real Decreto 1065/2007.Desde ese momento, el CIF fue sustituido por el NIF, aunque es habitual que en el ámbito empresarial se siga hablando del CIF y se confunda con el NIF.El objetivo con el que se eliminó el CIF fue crear un método de identificación más sencillo y eficaz, que no obligara a a utilizar diferentes claves según si el sujeto identificado es una persona física o jurídica.Por esto, el NIF se siguió utilizando, mientras que el CIF ha quedado en desuso a nivel formal.Ello sin perjuicio de que, como hemos comentado, sean muchas las personas que siguen hablando del CIF en el mundo de las empresas.

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¿Qué es el NIF?

El NIF corresponde a las siglas de Número de Identificación Fiscal, y sirve para identificar tanto a las personas jurídicas como a las personas físicas.

Esto significa que tanto las personas como las empresas, fundaciones, etc. tienen que contar con un NIF.

Los elementos que forman el NIF son los siguientes:

  • Una letra, según el tipo de persona jurídica identificada.
  • Un número formado por 7 dígitos, de los cuales, los 2 primeros se refieren a la provincia en la que tiene su sede la empresa, y los 5 últimos, a su localización dentro del registro provincial.
  • Un carácter de control.

¿Para qué sirve el NIF y por qué es necesario tenerlo?

Diferencia entre DNI, NIE y NIF

Como hemos visto ya, el NIF es un método de identificación tanto para las personas físicas como jurídicas.Por esta razón, algunas de las principales posibilidades que da tener un NIF son las siguientes:

  • Ofrecer confianza a terceros. Cuando un cliente o un proveedor ve que una empresa tiene un NIF, puede presumir que se trata de una compañía legal.
  • Identificarse frente a las administraciones públicas. Gracias al NIF, es posible localizar a una persona al hacer algún tipo de trámite.
  • Abrir una cuenta en un banco. Las entidades bancarias solicitan a las personas su NIF para abrir una cuenta.
  • Poseer bienes inmuebles. Cuando una persona jurídica quiere adquirir algún tipo de propiedad inmobiliaria, tiene que utilizar su NIF.

¿Hay alguna diferencia entre el NIF y el DNI en España?

El NIF y el DNI parecen lo mismo, y en parte lo son, pero hay una diferencia: el NIF es el número que aparece en el DNI, mientras que el DNI es el documento físico en el que aparece el DNI de una persona física en España.

Entonces, siempre que te pidan tu DNI, es posible que te estén solicitando el carnet físico, o bien que aportes el número de identificación que aparece en el documento, que sería el NIF.

Diferencias entre el NIF de una persona jurídica y el DNI o NIE de una persona física

Como vimos antes, el CIF ya no existe, y hoy en día lo correcto es hablar del NIF a la hora de identificar tanto a una persona física como a una persona jurídica.Entonces, para saber si estamos hablando de una persona o jurídica a la vista de su NIF, hay que prestar atención a los siguientes aspectos:

Significado de las iniciales: diferencia entre NIF, DNI, CIF y NIE

Lo primero en lo que hay que fijarse para saber si una persona es física o jurídica son los siguientes nombres:

✅ DNI

DNI son las siglas de Documento Nacional de Identidad, que sirve para identificar a las personas físicas españolas.Por lo tanto, un DNI individualiza a una persona física que tiene la nacionalidad española.

Diferencia entre NIF, NIE y DNI

✅ NIE

El NIE es el Número de Identificación de Extranjeros, un código que reciben las personas extranjeras en España.Así pues, el NIE supone la existencia de una persona física, que en este caso no tendrá la nacionalidad española, pero que sí vive en España.

✅ CIF

Aunque el CIF ya no existe, mientras estuvo en vigor servía para identificar a las personas jurídicas.Por lo cual, aunque se trate de un error, siempre que se hable del CIF hay que saber que este se referirá a algún tipo de persona jurídica, como una empresa.

✅ NIF

El caso del NIF es más complejo, porque como ya sabemos, este número identifica tanto a las personas físicas como a las personas jurídicas.❌ De forma que cuando nos encontremos con un NIF, en principio no estaremos seguros de si estamos antes una persona física o jurídica.

Caracteres en el NIF, DNI y NIE: ¿qué significan?

Hemos visto que el NIF identifica a personas físicas y jurídicas, y que por lo tanto, en un primer momento quizás no sepamos a qué tipo de persona se refiere un NIF.Por ello, es importante saber la diferencia entre los caracteres del NIF, el DNI y el NIE:

  • El DNI está formado en primer lugar por 8 números, y al final tiene un dígito de control.
  • El NIE empieza por la letra X, Y o Z, y a continuación van 7 números y un dígito de control.
  • El NIF sigue una estructura parecida al NIE, con la diferencia en que el NIF puede comenzar por alguna de las siguientes letras:
  • A- Sociedades anónimas.
  • B- Sociedades de responsabilidad limitada.
  • C- Sociedades colectivas.
  • D- Sociedades comanditarias.
  • E- Comunidades de bienes.
  • F- Sociedades cooperativas.
  • G- Asociaciones.
  • H- Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
  • J- Sociedades civiles, con o sin personalidad jurídica.
  • N- Entidades no residentes.
  • P- Corporaciones locales.
  • Q- Organismos públicos.
  • R- Congregaciones e instituciones religiosas.
  • S- Órganos de la Administración del Estado y Comunidades Autónomas.
  • U- Uniones Temporales de Empresas.
  • V- Otros tipos no definidos las demás claves.
  • W- Establecimientos permanentes de entidades no residentes en España.

¿En qué casos es necesario aportar el NIF?

Hay muchos casos en los que es obligatorio aportar el NIF, entre ellos en los siguientes:

  • Escrituras y otros documentos relativos a la compraventa de bienes inmuebles. Para comprar cualquier tipo de vivienda, local, etc., tendremos que contar con un NIF que aparecerá en la documentación relativa a esta operación.
  • Facturas por servicios realizados o prestados. Entre la información que tiene que aparecer de forma obligatoria en las facturas están los datos identificativos de la empresa que la emite y del cliente, entre ellos el NIF.
  • Operaciones con entidades financieras, de créditos o de seguros.
  • Aportaciones para planes de pensiones.

¿Cómo se debe indicar el NIF en una factura?

Es necesario que en una factura aparezca el mayor número posible de datos de las partes, tanto de la empresa emisora como de la receptora.Y de esos datos, hay 3 que en ningún caso pueden faltar:

  1. Nombre y apellidos si es una persona física, o razón social si se trata de una persona jurídica.
  2. Domicilio social.
  3. NIF.

En el caso del NIF, este tiene que aparecer en un sitio visible en la cabecera de la factura, en la parte de la empresa que la emite y de la que la recibe.✅ Si has emitido una factura y te has dado cuenta después de que falta tu NIF o el del cliente, no tienes de qué preocuparte, ya que puedes emitir una nueva factura rectificativa que, ahora ya sí, incluya este dato.

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¿Cómo ha afectado a las empresas la sustitución del CIF por el NIF?

Para las empresas no ha supuesto ningún problema que el CIF ya no exista, y que hoy en día, lo correcto sea hablar del NIF.No obstante, y como hemos comentado ya, es habitual que siga utilizándose el concepto CIF por error.De hecho, no solo es un uso coloquial, sino que podemos encontrarnos una referencia al CIF en algunos documentos oficiales, como las facturas que emiten las empresas.

Por lo tanto, si te encuentras este error en algún documento, debes saber que es un fallo habitual, a pesar de que desde 2008 no sea correcto hablar del CIF sino del NIF.

Cuando esto te suceda, simplemente ten en cuenta que aunque el cliente ponga CIF, en realidad se trata del NIF, y que tú debes anotarlo como tal.

Ahora ya tienes toda la información que necesitas sobre la diferencia entre el CIF y el NIF.

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Recuerda que si te queda alguna duda que resolver sobre el CIF y el NIF, puedes preguntarnos lo que desees en los comentarios, y te ayudaremos encantados.