Asociamos el cierre mensual con un proceso tedioso, consumidor de recursos y propenso a cometer errores. Seguramente se trata de la tarea más “estresante” para el área financiera, que además debe de repetirse, todos los meses, sin excepción alguna.
Es en esta realidad, donde la automatización emerge como una solución clave, ya que no solo se trata de acortar la duración del proceso de cierre, sino de cerrar mejor.
El objetivo principal es el de liberar tiempos dedicados a tareas repetitivas, potenciando el rol del área financiera hacia el desarrollo de trabajos que fomenten un mayor valor para la organización, como lo es el análisis de la información.
De lo que se trata es evitar priorizar la entrega por encima de la calidad, algo que propicia cometer un mayor número de errores humanos, aspecto donde la automatización tiene mucho que aportar al poder minimizar la ocurrencia de los mismos.
A la vez, la transición de procesos manuales a flujos automatizados tiende a eliminar redundancias, por ejemplo ante una reconciliación de extractos bancarios o bien con la clasificación e imputación de facturas y la generación de sus correspondientes asientos contables.
Asimismo, se gana en transparencia, debido a que cada operación queda registrada y puede ser trazable de forma precisa y segura, lo que mejora la “calidad” de la información y permite una mejor toma de decisiones, no solo en el área financiera, sino también en el resto de la organización.
Sin embargo, integrar la automatización, resulta un proceso crítico, que excede lo tecnológico, donde deben de priorizarse aspectos organizativos y culturales.
Todo parte de la calidad del dato. Ningún tipo de automatización, sea cual sea la solución tecnológica que se adopte, puede generar información confiable, si disponemos de datos erróneos.
Es por esto, que el paso previo a realizar, debe ser el de mejorar aquellos procesos críticos, estableciendo los controles que garanticen la calidad de los datos que se introducen en el sistema.
La resistencia cultural por parte del propio equipo financiero, no deja de ser el principal desafío a superar. La sensación de modificar la situación actual, asociado a la idea del temor a ser reemplazados por una “máquina”, suele convertirse en el más relevante de los obstáculos al cambio, donde aquí no hablamos de tecnología, sino de gestión de personas.
Por lo tanto, resulta imprescindible entender sus preocupaciones y necesidades, ya que este cambio exige adquirir nuevas competencias y una adaptación de los roles tradicionales del equipo.
Una falta de formación adecuada puede provocar el “fracaso” de cualquier proceso de automatización, por lo que se hace esencial la inversión en capacitación y comunicación, para que los integrantes del área financiera puedan comprender y asimilar las ventajas del cambio.
En otras palabras, la tecnología, por sí sola, no es suficiente. Hace falta trabajar previamente en el rediseño de procesos, en la formación de los equipos y principalmente en alinear las expectativas con los recursos existentes.
Es así como la propia automatización está “empujando” al área financiera hacia un modelo diferente al actual, con información en tiempo real y con la posibilidad de realizar predicciones sobre lo que puede suceder de una forma mucho más fiable.
Esto implica pasar de una gestión enfocada principalmente en el pasado, hacia un enfoque en el presente, con la posibilidad de visualizar e “interactuar” con el futuro. Una nueva forma de entender la gestión financiera.
En resumen, agilizar el proceso de cierre mensual dejará de ser una ventaja para convertirse en una obligación, donde la adopción de nuevas tecnologías, como puede ser la inteligencia artificial generativa, agilizarán aún más el cambio, eliminando la necesidad de tener que “parar” la actividad habitual del área financiera, para dedicarse a las tareas relacionadas con el cierre mensual.
En sí, no deja de ser una acción más que lleva a redefinir la función del departamento financiero en general y del CFO en particular, desde una función de gestor y ejecutor, al desarrollo de tareas más estratégicas, incrementando el valor para la organización.
